Datenschutzerklärung zum Bewerbungsverfahren

Wir freuen uns über Ihr Interesse an der von uns ausgeschriebenen Stelle.

Der Schutz und vertrauensvolle Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten genießt während des Bewerbungsprozesses für uns und für die in unserem Auftrag handelnde Firma Personio GmbH, mit der wir eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen haben, einen hohen Stellenwert. Im Folgenden erläutern wir, welche Daten wir während des Bewerbungsverfahrens erfassen und wie diese weiterverarbeitet werden. Daneben beinhaltet diese Zusammenstellung weitere Datenschutzinformationen zu Ihren Betroffenenrechten gemäß den Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung. Hinsichtlich weiterer Informationen über die Speicherung von Angaben bei Besuch unserer Websites, insbesondere bezüglich technischer Nutzungsdaten, verweisen wir auf unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Personalauswahlverfahren.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Firmenname: kommunit IT-Zweckverband Schleswig-Holstein

Straße/Hausnummer: Ramskamp 71–75

PLZ / Ort: 25337 Elmshorn

Tel.: 0 41 21 - 6404 – 0

E-Mail: info@kommunit.de

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Firmenname: kommunit IT-Zweckverband Schleswig-Holstein Datenschutz

Straße/Hausnummer: Ramskamp 71–75

PLZ / Ort: 25337 Elmshorn

Tel.: 0 41 21 - 6404 – 0

E-Mail: datenschutz@kommunit.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Ihre Daten werden für das Personalauswahlverfahren benötigt. Unterstützend wird hierbei eine Bewerbermanagementsoftware eingesetzt, wobei jedoch Entscheidungen nicht ausschließlich auf automatisierte Grundlagen gestützt werden. Konkret speichern wir zunächst die uns zur Verfügung gestellten Daten. Auf Basis dieser Angaben wird geprüft, ob eine Einladung zum Vorstellungsgespräch als Teil des Auswahlverfahrens in Betracht kommt.

Ihre personenbezogenen Daten werden auf folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags- bzw. Dienstverhältnisses) i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. b und h DSGVO, Art. 8 Abs. 1
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (freiwillige Einwilligung)
• Art. 88 DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext)

5. Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

• Vor- und Familienname
• Geburtsname, -datum und –ort
• Staatsangehörigkeit
• Kontaktdaten (Anschrift, Tel.-Nr., E-Mail-Adresse)
• Angaben über familiäre Verhältnisse (Familienstand, Ehepartner/in, Kinder, soweit freiwillig angegeben)
• Angaben zur Schwerbehinderung oder Gleichstellung (soweit angegeben)
• Angaben zum Führerschein, soweit erforderlich
• ggf. Lichtbild (soweit freiwillig angegeben)
• schulischer und beruflicher Werdegang inkl. Qualifikationen und Arbeitszeugnissen, außerbetriebliche Aus- und Fortbildung, Studium
• ggf. Links zu Ihrem beruflichen Profil, z.B. Xing oder LinkedIn (soweit freiwillig angegeben)

6. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden in dem zur Durchführung des Personalauswahlverfahrens erforderlichen Umfang weitergegeben an:

• verwaltungsinterne Abteilungen bzw. Personen, soweit diese mit der Einstellung zu befassen sind.

6.1 Weitergabe der Daten an Dritte

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben.

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Ihre Angaben werden nicht an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt.

8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

• Im Falle nicht erfolgreicher Bewerbung oder bei deren Rücknahme vernichten bzw. löschen wir die von Ihnen übermittelten Daten ebenso nach Ablauf von sechs Monaten nach Absage.
• Sofern Sie Ihre Einwilligung in die Aufnahme in einen Bewerberpool geben, speichern wir Ihre Daten bis zu Ihrem Widerruf.

Bei einer Einstellung werden Sie gesondert über die dann geltenden Regelungen zum Umgang mit Ihren Personaldaten informiert.

9. Betroffenenrechte

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, haben Sie folgende Rechte nach der DSGVO, die Sie jederzeit uns gegenüber in Anspruch nehmen dürfen:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung, sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden (Art. 16 DSGVO).
• Löschung oder Einschränkung, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Art. 17, 18 DSGVO).
• Übertragung der Daten an Sie oder einen anderen datenschutzrechtlich Verantwortlichen (Art. 20 DSGVO).
• Widerspruch, wenn sich Gründe aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre vorgenannten Daten nicht mehr.
• Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, mail@datenschutzzentrum.de.

Mit der Nutzung unseres Online-Bewerbungssystems und dem Absenden Ihrer Bewerbung willigen Sie freiwillig in die Speicherung und weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein. In diesem Fall sind Sie berechtigt, diese Einwilligung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Bis zum Zeitpunkt des Widerrufs vorgenommene Verarbeitungen bleiben dabei in ihrer Rechtmäßigkeit erhalten (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

10. Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Angabe der o.g. Daten ist für die Bewerbung und den möglichen Abschluss eines Arbeitsvertrags erforderlich.

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.